PKV-Rechnung einreichen: So läuft die Erstattung Schritt für Schritt

Privat Versicherte bezahlen Arzt-, Zahnarzt- und Krankenhausrechnungen zunächst selbst und reichen sie anschließend beim Versicherer zur Erstattung ein. Das geht heute meist per App oder Online-Portal: Rechnung fotografieren, hochladen, Bescheid abwarten. Wichtig sind eine vollständige, prüffähige Rechnung, die Einhaltung der Verjährungsfristen und ein kritischer Blick auf die Erstattung. Dieser Leitfaden erklärt den Ablauf und zeigt, worauf Sie bei der Abrechnung achten sollten.

Das Kostenerstattungsprinzip

In der gesetzlichen Krankenversicherung gilt das Sachleistungsprinzip: Sie legen die Karte vor, die Praxis rechnet mit der Kasse ab. In der PKV gilt das Kostenerstattungsprinzip. Der Behandler stellt Ihnen die Rechnung nach der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) beziehungsweise für Zahnärzte (GOZ). Sie zahlen und reichen die Rechnung ein. Die Erstattung richtet sich nach Ihrem Tarif und den vereinbarten Bedingungen. Zu den Gebührenordnungen siehe GOÄ und GOZ erklärt.

Bei Krankenhausaufenthalten besteht häufig die Möglichkeit der Direktabrechnung: Das Krankenhaus rechnet dann mit dem Versicherer ab, Sie legen eine Versicherungsbestätigung vor. Ob das für Ihren Tarif gilt, steht in den Bedingungen.

Schritt für Schritt zur Erstattung

Rechnung prüfen: Stimmen Name, Behandlungsdatum, Diagnose und Gebührenziffern? Enthält die Rechnung eine ärztliche Unterschrift oder ist sie elektronisch vollständig?
Bezahlen: Überweisen Sie rechtzeitig, damit keine Mahnkosten entstehen. Viele Praxen erwarten Zahlung innerhalb von 30 Tagen.
Einreichen: Laden Sie die Rechnung über App oder Portal hoch oder senden Sie sie per Post. Bewahren Sie das Original auf.
Bescheid abwarten: Der Versicherer prüft Rechnung, Tarif und Leistungsansprüche und sendet eine Leistungsabrechnung.
Erstattung prüfen: Vergleichen Sie Rechnungsbetrag, erstatteten Betrag, Selbstbeteiligung und Kürzungen.
Bei Abweichungen nachfragen: Fordern Sie eine schriftliche Begründung an.

Welche Unterlagen Sie brauchen

Leistung	Typische Unterlagen
Arztrechnung	Rechnung mit Diagnose, Datum und Gebührenziffern
Rezept	Verordnung und Apothekenquittung
Heilmittel (z. B. Physiotherapie)	ärztliche Verordnung plus Rechnung des Therapeuten
Hilfsmittel	Verordnung und Rechnung
Zahnersatz	Heil- und Kostenplan, später Rechnung
Krankenhaus	Rechnung, Entlassungsbericht auf Anfrage
Psychotherapie	Antrag mit Befundbericht, falls tarifvertraglich vorgesehen

Bei Heilmitteln, Hilfsmitteln und teuren Behandlungen lohnt es sich, vor Beginn eine Kostenzusage einzuholen. Dazu mehr im Leitfaden Medizinische Notwendigkeit und Kostenzusage.

Fristen und Verjährung

Ansprüche aus dem Versicherungsvertrag verjähren nach den Regeln des Bürgerlichen Gesetzbuchs in drei Jahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Eine Rechnung aus dem Jahr 2024 kann also grundsätzlich bis Ende 2027 eingereicht werden. Ist die Leistung beim Versicherer angemeldet, ist die Verjährung nach § 15 VVG bis zur schriftlichen Entscheidung des Versicherers gehemmt. Manche Tarife enthalten kürzere vertragliche Einreichungsfristen. Schauen Sie in Ihre Bedingungen. Reichen Sie am besten zeitnah ein, etwa einmal im Monat, so verlieren Sie keinen Überblick.

Bearbeitungsdauer

Eine feste gesetzliche Bearbeitungsfrist für die Leistungsabrechnung gibt es nicht. Üblich sind mehrere Tage bis wenige Wochen. Bei Nachfragen des Versicherers kann es länger dauern. Wenn die Erstattung ungewöhnlich lange auf sich warten lässt, haken Sie schriftlich nach und setzen Sie eine angemessene Frist. Bei teuren Behandlungen über 2.000 € können Sie vorab Auskunft verlangen, siehe Medizinische Notwendigkeit.

Typische Kürzungsgründe

Überschreiten des Höchstsatzes: Der Tarif erstattet nur bis zum Regelhöchstsatz, der Arzt hat mit einem höheren Faktor abgerechnet.
Selbstbeteiligung: Der Eigenanteil wird vom Erstattungsbetrag abgezogen.
Ausschlüsse oder Begrenzungen: Die Leistung ist nicht versichert oder auf eine Summe begrenzt.
Fehlende medizinische Notwendigkeit: Der Versicherer hält die Behandlung nicht für erforderlich.
Formfehler: Unvollständige Rechnung, fehlende Diagnose oder Verordnung.
Wartezeit: Bei Zusatzversicherungen und manchen Tarifen können Wartezeiten gelten.

Wie Sie auf eine Ablehnung reagieren, lesen Sie im Leitfaden Leistung abgelehnt: Widerspruch und Ombudsmann.

Gut zu wissen: Rechnungen kontrollieren

Auch Ihre Behandler machen Fehler. Prüfen Sie, ob Leistungen doppelt abgerechnet wurden, ob Ziffern zum Behandlungstag passen und ob der Steigerungsfaktor begründet ist. Bei Auffälligkeiten sprechen Sie zuerst mit der Praxis. Kopieren Sie vor dem Versand alle Unterlagen oder speichern Sie sie digital.

Organisation: So behalten Sie den Überblick

Legen Sie einen Ordner oder eine Tabelle an: Datum, Behandler, Betrag, eingereicht am, erstattet am.
Reichen Sie regelmäßig ein, aber beachten Sie eine eventuelle Beitragsrückerstattung und Selbstbeteiligung in Ihrem Tarif.
Prüfen Sie jede Leistungsabrechnung auf Plausibilität.
Bewahren Sie Bescheide mindestens drei Jahre auf, besser länger, weil Verjährung und Steuererklärung dies nahelegen.

Häufige Fragen

Muss ich die Rechnung sofort bezahlen?

Sie sollten sie fristgerecht bezahlen, um Mahngebühren zu vermeiden. Ist die Erstattung offen, können Sie bei Liquiditätsproblemen mit der Praxis eine Zahlungsvereinbarung treffen.

Kann der Versicherer direkt an den Arzt zahlen?

Nur wenn Ihr Tarif das vorsieht oder eine Direktabrechnung vereinbart ist, etwa im Krankenhaus.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Mindestens bis zum Ablauf der Verjährungsfrist, empfehlenswert sind länger. Für die Steuererklärung können die Belege ebenfalls relevant sein.

Quellen

PKV-Verband — Verbraucherinformationen zu Abrechnung und Erstattung
Ombudsmann Private Kranken- und Pflegeversicherung — Schlichtung bei Streit über Leistungen
Gesetze im Internet — VVG und BGB im Wortlaut